”Taas meni koko päivä turhissa palavereissa!”

Mikä on ärsyttävämpää kuin istua tehottomissa palavereissa, joissa hillotaan samoja asioita viikosta toiseen?! Niissä ei saada aikaan päätöksiä tai jos saadaan, niin jokainen osallistuja tietää, ettei päätöksiä viedä käytäntöön. Turhauttavaa! Ainakin meille, jotka haluamme käyttää aikamme töissä tuottavasti. Mikä neuvoksi?

Aloita tämä kausi uudella tavalla. Ota tavaksi pitää vain tehokkaita palavereja. Usko pois, eivät työkaverisikaan tykkää tehottomista palavereista. Tietotyöläiset viettävät palavereissa noin kolmanneksen ajastaan ja puolet niistä koetaan turhiksi.

Palaverit ovat surkean huonosti valmisteltuja, niihin tulevat ihmiset ovat valmistautuneet vielä surkeammin, porukkaa on ihan liikaa ja palaverit kestävät ihan liian kauan!

Hyviä vinkkejä voit lukea monesta lähteestä esim. ”Viisas pääsee vähemmällä”- kirjasta.

Miten voit toimia tästä alkaen toisin tai paremmin?

  1. Mieti mikä on palaverin tavoite? Voiko asian hoitaa jopa ilman palaveria? Kaikki palaverit ja tapaamiset eivät suinkaan ole turhia. Kun olet kokoonkutsujana, pidä huoli, että kaikki osallistujat tietävät ETUKÄTEEN miksi palaveri pidetään, mikä on tavoite ja kuinka kenenkin tulee valmistautua tapaamiseen.
  2. Kuinka pitkä palaveri on tarpeen? Kun kaikki valmistutuvat hyvin etukäteen, palaverin kestoa voidaan lyhentää. Onko tunti aina välttämätön vai riittääkö 50 minuuttia? Huolehdi, että aikataulu pitää. Kukaan ei pidä siitä, että palaveri venyy yliajalle.
  3. Ketä on syytä olla paikalla? Onko kaikkien oltava koko ajan paikalla? Voimmeko pelkästään tiedottaa niitä, joiden ei välttämättä tarvitse osallistua palaveriin?
  4. Aloita palaveri kertomalla tavoite, aikataulu ja pelinsäännöt esim. puhelimista ja puheenvuoroista. Kännykkää selailevat osallistujat voivat jäädä palaverin ulkopuolelle. Jos tarvitaan muistiinpanoja, suosittelen kynää ja paperia mieluummin kuin läppäriä. Huomiosta kilpailevia tekijöitä on huomattavasti vähemmän muistiinpanovihossa, kuin läppärillä..
  5. Palaverin päättäminen. Päätä palaveri ajoissa. Kertaa lopuksi kuka tekee, milloin ja mitä? Milloin tapaatte seuraavan kerran, jos siihen on tarvetta. Ainakin johtoryhmän kokouksissa on hyvä ottaa rutiiniksi kerätä osallistujilta kirjallinen vastaus kolmeen kysymykseen: A )Käytettiinkö yhteinen aika oikeisiin asioihin? B)Käytettiinkö yhteinen aika tarkoituksenmukaisella tavalla? C) Jos nyt aloittaisimme kokouksen alusta mitä tekisimme toisin?

Noudattamalla näitä vinkkejä saat aikaan vähemmällä enemmän. Ehdotan, että ehdotat tästä uutta pelinsääntöä tiimiisi.

Miksi sitten asioita ei viedä käytäntöön, vaikka niistä on yhteisesti sovittu?! Miksi ei saada aikaiseksi? Ensi viikolla kirjoitan yrityskulttuurista.

Human energisiä palavereita toivottaa TIR